Viiden vinkin virtuaalikahvit
Naantalin Kylpylä, Ballroom
8.6.2021 - 08:30 (UTC+2)
Kiitos kaikille viiden vinkin verkkokahveille osallistuneille!
Verkkokahvien sarjan ensimmäisessä osassa keskityttiin tekniseen toteutukseen ja toisessa vangitsevan ohjelman rakentamisesta, juontajan roolista, osallistujien aktivoimisesta ja puhujien sparraamisesta. Nyt kolmannessa osassa pureuduttiin hybriditapahtumien erityispiirteisiin, eli niihin tapahtumiin kun voidaan jo osa yleisöstä ottaa paikanpäälle ja samaan aikaan osa osallistuu etänä.
Kaikkien kolmen tilaisuuden tallenteet löytyvät tältä sivustolta. Alempaa löydät 8.6. tilaisuuden chat-kysymysten vastaukset. Kesäkuun tapahtumassa aiheesta keskustelivat Sunbornin Miia Rosala sekä Tapahtumallisen Sanni Rostedt.
Helmikuussa järjestettiin ensimmäinen viiden vinkin virtuaalikahvi-tilaisuus, jossa vieraana oli RajuLiven Jani Nieminen. Katso tallenne tästä.
Maaliskuussa järjestettiin toinen viiden vinkin virtuaalikahvi-tilaisuus, jossa vieraana oli MySpeakerin Susanna Suorsa. Katso tallenne tästä.
Tapahtumat ovat toteuttaneet yhteistyössä Sunbornin kanssa RajuLive & Rajupaja ja somisteet toimitti Lounais-Suomen Vuokrakaluste.
Lämmin kiitos kaikille osallistuneille tästä keväästä verkkokahvien parissa. Aurinkoista kesää!
Kysymyspoimintoja chatista
Miten hybridikokouksessa onnistuu henkilövalinnat salattuina (esim. vuosikokoukset)?
Rajulive käyttää eVaali-palvelua heidän tuottamissaan tilaisuuksissa. Palvelussa todennetaan vahvalla tunnistautumisella kuka äänestää virtuaalisesti ja hybridimallissa toki sitten paikan päällä äänestys perinteiseen tapaan.
Muitakin vaihtoehtoja toki varmasti markkinoilla on, mutta eVaali on tälle järjestäjäporukalle tutuin.
Olisiko teillä vinkkiä, miten hybridi- tai webinaaritilaisuudessa saadaan luotua livetilaisuuden yhteisöllisyyttä etäosallistujien kesken? Chat itsessään jättää osallistujat aika kasvottomiksi eikä aitoa keskustelua synny.
Esimerkiksi Zoomin avulla saadaan rakennettua päästriimin rinnalle erilaisia huoneita, joihin etäosallistujia voi jakaa ja keskustelua saa viritettyä ehkä helpommin. Näissä jokaisella voi olla oma kamera päällä, jotta nähdään, että ketkä on paikalla.
Toinen hyvä vaihtoehto on lähetyksessäkin esille tulleet osallistujien koteihin/työpaikalle ennakkoon lähetettävät tehtävät/materiaalit, joita toteutetaan yhdessä lähetyksen aikana.
Meillä ongelmaksi muodostuu näyttelyn järjestäminen, miten näyttelykokemuksesta saadaan toimiva?
Virtuaalimessualustoja on olemassa, joita voi tähän tarkoitukseen hyödyntää. Meidän kokemuksestamme kuitenkin täytyy todeta, että ainakin tällä hetkellä osallistujien aktivoiminen virtuaalimessuilla on todella vaikeaa ja meidän mielestämme puhtaasti virtuaaliset messut hakevat vielä muotoaan.
Kuinka tärkeäksi näette puhujien koulutuksen hybriditapahtumiin, puhujat, jotka ovat tottuneet livenä puhumaan ja ovat siinä äärimmäisen hyviä, saattavat totaalisesti jäätyä kameran ollessa paikalla?
Puhujien sparraaminen hybridi- ja virtuaalitapahtumiin on erittäin tärkeää ja siihen kannattaa varata aikaa. Tapahtumassa kuin tapahtumassa on tärkeää käydä puhujan kanssa läpi tapahtuman tavoite ja mitä hänen puheenvuorolta odotetaan. Kun sitten käydään läpi esimerkiksi hybriditapahtumassa puhujan kanssa asioita niin kannattaa ottaa tekniikkakumppani mukaan, joka osaa ohjeistaa ja antaa hyviä vinkkejä puhujalle.
Myös heidän kanssaan, jotka pitävät puheenvuoronsa etänä, on erittäin tärkeää käydä ennakkoon läpi aikataulutus ja muu sparraus. Heidän kanssaan tämä sparraus myös yleensä tehdään etäyhteyden kautta.
Avaatteko tarkemmin tämän tilaisuuden tekniikkaa?
Tässä tilaisuudessa mukana oli ääniteknikko ja striimaaja sekä yksi yleisteknikko, joka huolehti esimerkiksi kameroista ja lähetyksen lisäpalikoista (kuten äänestykset, someseinä).
Kuvauskalustossa oli kaksi robottikameraa ja yksi videokamera. Kaksi kannettavaa tietokonetta, joiden kautta esitettiin powerpoint ja äänestys. Lisäksi kuvamikseri/striimilaite. Ääntä varten oli puhujien mikrofonit ja joutsenkaulamikrofoni paikalla olevalle yleisölle.
Liveyleisölle oli yksi iso näyttö, josta näkivät saman kuvan kuin etänä olevat osallistujat ja yksi myötäkatselunäyttö lavan edessä puhujia varten.
Lisäksi muutama kuvausvalo ja tällä kertaa lavan somistus oli kevyt, mutta siihenkin aina kannattaa kiinnittää huomiota.
LiveKatsomo
